Was ist der Unterschied zwischen Aufgaben und Zielen?

Bei Aufgaben handelt es sich um Handlungen bzw. Tätigkeiten, die du im Rahmen deiner (beruflichen) Rolle zu erledigen hast, z. B. den Dienstplan schreiben, Essen bestellen oder zum Elternabend einladen. Bei Zielen handelt es sich um Zustände, die du mit deinen Aufgaben erreichen willst, z. B. ausreichend große Teams zu jeder Zeit, satte Kinder oder auch informierte und damit zufriedene Eltern. Beim letzten Punkt wird deutlich: Die Aufgabe "zum Elternabend einladen" ist eine Voraussetzung für das Ziel „informierter und zufriedener Eltern“.

Die Unterscheidung zwischen Aufgaben (als Taten bzw. Mittel) und Ziele (als Ergebnisse bzw. Zweck) ist wichtig, damit du dir auf der Ebene der Aufgaben zwei (kritische) Fragen stellen kannst. 

• Frage 1: Wofür ist diese Aufgabe gut, welchem Ziel dient sie? 

Wenn du merkst, dass eine bestimmte Aufgabe zwar hilft, ein Ziel zu erreichen, dieses Ziel aber nicht zwingend erforderlich ist, besteht plötzlich die Möglichkeit, diese eine Aufgabe einfach zu lassen – und damit Zeit und Energie für Anderes zu sparen. Diese Betrachtung birgt somit das Potenzial der Stressminderung. 

• Frage 2: Ist diese Aufgabe die beste Aufgabe, um das Ziel zu erreichen oder gibt es geeignetere Aufgaben, mit denen sich das Ziel leichter, schneller oder günstiger erreichen lässt? 

 

Ein Beispiel: Planung eines Sommerfests

Auf der Ebene der Ziele könnte vereinbart werden, dass alle Gäste zufrieden sind, weil es nicht nur ein unterhaltsames Programm gibt, sondern auch eine abwechslungsreiche Verpflegung. So wäre z. B. das Ziel, neben Fleisch auch vegetarische und vegane Alternativen anzubieten. Um dieses Dreifach-Ziel zu erreichen, müsste auf der Ebene der Aufgabe u. a. recherchiert werden, welche Catering-Dienstleister auch vegetarisch und vegan anbieten, ob alles aus einer Hand geliefert werden soll, wie hoch das Budget jeweils sein kann und bis wann der Auftrag vergeben werden muss. 

Auch bei diesem Beispiel zeigt sich: Erst das Ziel sauber formulieren, dann bestmögliche Aufgaben identifizieren, mit denen sich das Ziel effektiv und effizient erreichen lässt. Und wenn wir von Effizienz sprechen, dann kann damit Zeit, Aufwand oder auch Geldg emeint sein.